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17 de novembro de 2014

Passo a passo para a contratação de equipe para o seu evento corporativo

Oradores para Congressos

Depois de muito tempo de planejamento, correndo atrás do lugar ideal, organizando o conteúdo, convidando os participantes e demais tarefas realizadas para a organização de um evento, finalmente é chegado o dia D. A data do evento! Neste dia você precisa que tudo transcorra sem tropeços, os acontecimentos reagem em cadeia: é necessário que a estrutura seja montada no lugar e hora determinados, que o material de apoio esteja todo lá e funcionando perfeitamente, que a equipe da cozinha chegue na hora certa, que o pessoal da segurança esteja a postos, que as recepcionistas, além de simpáticas, sejam bem preparadas para receber os participantes.

Para que isso aconteça, ter uma equipe bem preparada será imprescindível neste dia. É preciso que todos estejam cientes das suas responsabilidades e tenham consciência da sua importância para o sucesso do seu evento. Pensando nisso, separamos algumas dicas que devem ser observadas na hora de fazer essa escolha. Veja a seguir!

Afinidade

Você já sabe qual é o seu público e qual o formato do evento, então use estas informações para escolher a sua equipe. Esses profissionais devem estar familiarizados com o perfil dos seus convidados e com a configuração da cerimônia que será realizada. Se informe sobre as especialidades e os tipos de eventos que a empresa contratada costuma atender e também sobre seu posicionamento no mercado. Esses dados lhe darão um bom direcionamento para fazer a escolha da equipe certa.

Referências

Evite surpresas. Você precisa confiar na empresa que lhe dará apoio no dia do evento, por isso procure saber de eventos anteriores, peça referências, pesquise currículos. Faça algumas ligações e certifique-se de que esta empresa tenha um histórico de eventos bem-sucedidos. Pedir indicações para fornecedores antigos e pessoas confiáveis do ramo é uma boa alternativa.

Formato da equipe

É importante que você conheça bem as suas necessidades e a estrutura da equipe que irá lhe atender. Veja se neste staff estão todos os profissionais que você precisa e se estão em um número adequado para atender o tamanho do seu evento. Gente demais gera confusão e desperdício e gente a menos compromete a qualidade da organização. Assegure-se, portanto, de ter todos os profissionais necessários e em número adequado.

Cada um no seu lugar

Conheça e informe esses profissionais sobre a função que eles desempenharão. É importante, inclusive, eles saberem onde devem estar posicionados. Quando cada membro da equipe sabe exatamente a sua atribuição, ao acontecer um imprevisto você saberá com quem falar e, rapidamente, chegar a uma solução.

Deixe tudo registrado

Faça um contrato. Detalhe as tarefas, horários, direitos, deveres e valores. Inclua os materiais e equipamentos que serão e que não serão fornecidos. Especifique as atribuições do contratante e do contratado. Coloque toda informação relevante para que não aconteça mal entendidos no dia do evento e para que ambas as partes estejam protegidas.

E então, gostou das nossas dicas? Cada detalhe é importante na hora de conquistar seu público, portanto fique atento a cada um deles e feche seu evento com chave de ouro! Não deixe de comentar, e até a próxima.

 

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