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12 de janeiro de 2015

Como divulgar seu evento empresarial corretamente para que ele seja um sucesso

Organização de Conferências

Poderosos aliados da comunicação empresarial, os eventos atraem um número grande de pessoas e dão à sua marca a possibilidade de fazer uma divulgação massiva de seus produtos e serviços, além, é claro, de estabelecer um relacionamento mais próximo com os participantes.

Mas para que esse objetivo seja atingido, é preciso antes de mais nada saber como divulgar o seu evento para atrair o maior número de pessoas e assim desenvolver as demais estratégias de relacionamento e comunicação. Confira nossas dicas!

O convite

Se o seu evento é destinado a um grupo seleto de pessoas, a melhor maneira de atraí-los é enviando um convite. Para eventos formais, como congressos, seminários e simpósios, a melhor maneira de convidar as pessoas é através do convite impresso, demonstrando o profissionalismo e cuidado no trato com os participantes.

Em contrapartida, se o seu evento é mais despojado, como um workshop, uma palestra ou ainda um evento esportivo, é possível realizar o convite via e-mail, economizando nos gastos e acompanhando o recebimento e abertura em tempo real.

A confirmação

Locais com capacidade limitada devem receber eventos que contenham o pedido de RSVP – Répondez S’il Vous Plait ou “Responda por Favor”. Essa confirmação é essencial para que o seu evento seja adequado ao número de participantes e não haja overbooking ou ainda falta de materiais de divulgação, brindes e coffee break.

Deve haver uma pessoa responsável por receber as confirmações e atuar de forma proativa dias antes do evento para ligar para as pessoas que ainda não deram seu parecer para relembrá-los do evento.

A venda de ingressos

Se o seu evento possui ingressos que devem ser adquiridos com antecedência, uma boa maneira de divulgá-lo é fazendo parceria com empresas de vendas de ingressos, para que seu evento seja divulgado na página e assim ganhe maior visibilidade.

Site

O site do organizador do evento é o local mais natural de divulgação do mesmo, já que é você quem está promovendo o acontecimento. Destinar uma página especial para o evento ou ainda criar um hotsite pode dar maior relevância para o seu evento, gerando compartilhamentos na internet.

Redes sociais

Para quem está organizando um evento badalado, como feiras e exposições, as redes sociais são verdadeiras molas propulsoras para a sua divulgação. Seja compartilhando em sua fan page ou ainda criando o evento no Facebook, por exemplo, você coloca sua marca em evidência na rede e pode atingir milhares de pessoas em pouco tempo.

Só tome cuidado com uma questão: não considere o número de confirmações de presença nas redes sociais como um número real. As pessoas costumam marcar presença, mas a quebra é realmente muito maior do que se imagina.

Divulgação em sites parceiros

A maioria dos eventos conta com patrocinadores, e eles são ótimos canais de divulgação para o seu evento. No contrato de patrocínio você pode inserir um item sobre a divulgação do evento, criando vantagens para quem o fizer.

Última dica, só não esqueça de definir bem o seu público e segmentar as mensagens de acordo com o perfil de cada convidado. Depois é só aproveitar!

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