Como divulgar seu evento empresarial corretamente para que ele seja um sucesso

Poderosos aliados da comunicação empresarial, os eventos atraem um número grande de pessoas e dão à sua marca a possibilidade de fazer uma divulgação massiva de seus produtos e serviços, além, é claro, de estabelecer um relacionamento mais próximo com os participantes.

Mas para que esse objetivo seja atingido, é preciso antes de mais nada saber como divulgar o seu evento para atrair o maior número de pessoas e assim desenvolver as demais estratégias de relacionamento e comunicação. Confira nossas dicas!

O convite

Se o seu evento é destinado a um grupo seleto de pessoas, a melhor maneira de atraí-los é enviando um convite. Para eventos formais, como congressos, seminários e simpósios, a melhor maneira de convidar as pessoas é através do convite impresso, demonstrando o profissionalismo e cuidado no trato com os participantes.

Em contrapartida, se o seu evento é mais despojado, como um workshop, uma palestra ou ainda um evento esportivo, é possível realizar o convite via e-mail, economizando nos gastos e acompanhando o recebimento e abertura em tempo real.

A confirmação

Locais com capacidade limitada devem receber eventos que contenham o pedido de RSVP – Répondez S’il Vous Plait ou “Responda por Favor”. Essa confirmação é essencial para que o seu evento seja adequado ao número de participantes e não haja overbooking ou ainda falta de materiais de divulgação, brindes e coffee break.

Deve haver uma pessoa responsável por receber as confirmações e atuar de forma proativa dias antes do evento para ligar para as pessoas que ainda não deram seu parecer para relembrá-los do evento.

A venda de ingressos

Se o seu evento possui ingressos que devem ser adquiridos com antecedência, uma boa maneira de divulgá-lo é fazendo parceria com empresas de vendas de ingressos, para que seu evento seja divulgado na página e assim ganhe maior visibilidade.

Site

O site do organizador do evento é o local mais natural de divulgação do mesmo, já que é você quem está promovendo o acontecimento. Destinar uma página especial para o evento ou ainda criar um hotsite pode dar maior relevância para o seu evento, gerando compartilhamentos na internet.

Redes sociais

Para quem está organizando um evento badalado, como feiras e exposições, as redes sociais são verdadeiras molas propulsoras para a sua divulgação. Seja compartilhando em sua fan page ou ainda criando o evento no Facebook, por exemplo, você coloca sua marca em evidência na rede e pode atingir milhares de pessoas em pouco tempo.

Só tome cuidado com uma questão: não considere o número de confirmações de presença nas redes sociais como um número real. As pessoas costumam marcar presença, mas a quebra é realmente muito maior do que se imagina.

Divulgação em sites parceiros

A maioria dos eventos conta com patrocinadores, e eles são ótimos canais de divulgação para o seu evento. No contrato de patrocínio você pode inserir um item sobre a divulgação do evento, criando vantagens para quem o fizer.

Última dica, só não esqueça de definir bem o seu público e segmentar as mensagens de acordo com o perfil de cada convidado. Depois é só aproveitar!