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9 de dezembro de 2014

5 dicas de como organizar um evento para captar recursos para sua Ong ou Associação

Champagne com dindin

Todo mundo sabe que Organizações Não-Governamentais e associações não sobrevivem apenas com ideais, perseverança e boas ações. Nesse mesmo pacote é preciso incluir, também, recursos financeiros. E eles não são fáceis de ser conquistados. É bem possível, aliás, que dez entre dez iniciativas tenham como maior prioridade e ao mesmo tempo dificuldade a impulsão do “fator verba”. Daí a necessidade de buscar alternativas para fazer com que ele chegue aos cofres do grupo. Para isso vale recorrer a subsídios públicos, doações da comunidade, rifas e, claro, eventos. No último caso, como em qualquer outra atividade, é preciso investir tempo, estratégias eficientes e até mesmo muita paciência para se chegar à meta. Quer saber como? Nós preparemos uma lista com dicas preciosas capazes de transformar seu evento beneficente (ou em prol de uma ideia) em sucesso. Confira!

Mapeie suas possibilidades e planeje

Não adianta montar uma barraquinha de sorvetes no inverno ártico. Certo? Exageros à parte, antes de apostar em algum evento e disparar convites, analise o cenário em que sua ONG ou associação está inserida, pense em possibilidades atrativas e, de preferência, em ações interessantes que ainda não ocorram por lá. Quem é seu público? O que chamaria a atenção dele? Uma feirinha, um brechó, um evento esportivo ou cultural, um jantar? Quando chegar à resposta, dê o passo seguinte e estude os recursos com que conta agora, incluindo estruturas físicas, de segurança, equipamentos, pessoal. Tente planejar, também, como ampliar o que tem com doações de materiais, mão de obra e serviços na própria comunidade. Se achar tudo isso pesado demais, vale a pena recorrer a empresas especializadas em cerimonias ou mesmo em estratégias de captação. Mas lembre-se: jamais ultrapasse os limites da sua ONG ou associação. Você quer causar uma boa impressão e aprimorar o seu trabalho, não sabotá-lo.

Busque o momento certo

O calendário local é outra questão a ser pensada com cuidado. Você não quer competir com um evento de grandes proporções, superaguardado pelas pessoas da cidade, não é? Portanto, cuide para que sua realização aconteça em data confortável na agenda local. Pense em dias estratégicos que podem ser até mesmo datas comemorativas ligadas ao grupo que você quer promover. De preferência, invista em eventos que possam se tornar anuais, por exemplo, e que sempre ocorram na mesma data. Periodicidade faz suas ações se tornarem conhecidas e cativas do público.

Comunique-se

Comunicação deve ser palavra-chave não apenas do seu evento, mas em todas as atividades do grupo ou associação a que você está ligado. Crie uma cultura de envio de releases à imprensa, rádios, TVs ou sites locais. Busque investir em redes sociais e fazer circular informações. Com isso você alimenta pautas dos veículos ao seu redor e ganha visibilidade ao mesmo tempo em que estabelece uma rede de contatos. Em médio prazo, isso se transforma em divulgação espontânea e frequente. Não esqueça de enviar convites do seu evento – com bastante antecedência – para os editores ou responsáveis pelos grupos de mídia. Coberturas ou matérias divulgando sua realização são bem-vindas e causam, inclusive, boa impressão nos presentes. Se o seu interesse é captar recursos junto a empresas, por exemplo, a presença midiática vem a calhar como forma de divulgação indireta mesmo que em colunas sociais, por exemplo.

Gere empatia em colaboradores

Seu foco não deve estar apenas no seu público-alvo ou potenciais investidores/patrocinadores/doadores. Você também deve pensar nos funcionários que atuarão no evento ou nos voluntários que farão parte dele. Busque conquistar engajamento e fugir das ações automáticas. Ao planejar sua realização, mostre tudo às pessoas que estarão nos bastidores, peça e ouça opiniões, realize confraternizações, mesmo que simbólicas, e motive a participação de todos. Essa atmosfera será sentida pelo público presente e fará toda a diferença.

Não torne seu convidado “um em um milhão”

A importância de se analisar bem o público-alvo volta a ser destacada aqui. Além de saber quem exatamente pode auxiliar na sua busca por recursos, é importante externar aos convidados e participantes que eles são únicos e importantes para você e seu grupo. Tente personalizar mesas ou brindes e receber da melhor forma possível quem prestigia seu evento, preferencialmente colocando à porta alguém para recepcioná-lo, dar boas-vindas e indicar acomodações. Se possível, cumprimente e agradeça individualmente ao público ou faça um pronunciamento geral com esse intuito.

E então, pronto para realizar seu evento e captar os recursos que precisa? Que outras dicas acrescentaria à nossa lista? Deixe sua resposta ou mesmo suas dúvidas nos comentários, e continue acompanhando nosso blog: a produção não para por aqui.  

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