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20 de agosto de 2014

Como planejar a sua feira de negócios ou evento corporativo?

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Feiras de negócios e eventos corporativos são sempre ocasiões para o encontro com clientes, fornecedores e parceiros de determinada empresa, e funcionam até mesmo para criar uma maior integração entre seus funcionários. Esses eventos são chamados de “marketing ao vivo”, pois sua finalidade é justamente essa: expor o que você tem a oferecer e mostrar a boa forma da empresa, apresentando ao público suas estratégias, seus bons relacionamentos e seus planos para o futuro.

Um evento bem sucedido pode vir a ser o cartão de visita da sua empresa, pois demonstrará o planejamento e a organização empenhados, qualidades básicas de quem visa manter parcerias e contratar qualquer serviço. Sendo assim, você deseja saber passo por passo como planejar a sua feira de negócios ou evento corporativo? Acompanhe conosco nossas orientações.

Explicite os objetivos do evento

O objetivo é lançar um novo produto, apresentar a sua empresa como um todo para o público, ou confraternizar com seus melhores clientes e parceiros? Quaisquer que sejam os objetivos, é preciso defini-los para que você saiba quem serão os convidados, qual tipo de material informativo você deverá produzir e como deve ser a estrutura destinada ao evento.

Recursos disponíveis

É preciso saber quanto a empresa dispõe para a realização do evento, pois isso irá determinar  a quantidade de convidados, qual será o local escolhido, a estrutura interna do evento, o buffet, o material de divulgação e possíveis brindes promocionais, se for o caso. Fazer as contratações dos serviços com antecedência pode baratear os custos e, assim, aumentar  a qualidade e o porte do evento.

Materiais de divulgação e interação

Todo evento corporativo dispõe para os seus convidados informações sobre os produtos e serviços oferecidos pela empresa anfitriã. É necessário investir em folders, livretos e outros materiais impressos, afinal a divulgação da sua empresa é a principal finalidade deste evento. Logo na entrada, ofereça um kit de boas-vindas aos convidados, assim eles se sentirão contemplados. Aposte também em estandes, projeção de vídeos corporativos e em alguma experiência imersiva, que simule qual é a principal atividade da empresa. Pessoas interessadas poderão interagir e realizar tal atividade se houver um monitor ou funcionário disponível para ensiná-las.

Apresentações

A maioria dos eventos corporativos conta com apresentações orais, no palco e com microfone, para dar as boas-vindas aos convidados e para expor informações sobre a empresa e as razões do evento. Além do mestre de cerimônias e dos diretores da empresa, pode haver também convidados, que farão exposições sobre determinado tema. Sendo assim, é necessário providenciar equipamentos de áudio e equipe de apoio para o palco para evitar qualquer imprevisto no momento do evento.

Divulgação

Tendo definido o público-alvo do evento nos primeiros passos de sua organização, será necessário convidar e divulgar. Um mês de antecedência é o ideal para começar a divulgação e o envio dos convites. Se o evento é restrito a um público determinado, recomenda-se o envio de convites impressos, além de um e-mail, pois dependendo da faixa etária dos convidados, o recebimento pelos correios é mais certo e garantido. Se o evento é aberto ao público em geral, é possível divulgá-lo através de muitos meios, como e-mail marketing, facebook, banners impressos e até mesmo na imprensa. Explicite no convite o tema do evento e quais serão as atrações principais, o local e o horário de início e término.

O grande dia!

Horas antes do evento certifique-se de que toda a estrutura está montada, de que o cerimonial está a postos e de que todos os funcionários estão presentes para receber os convidados. Com um planejamento bem feito, com certeza o evento correrá sem maiores transtornos e será um sucesso de público e crítica!

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