Como organizar o seu evento empresarial?

Fazer um evento corporativo não é tarefa simples, especialmente para quem não tem muita experiência no assunto. Independentemente do ramo de atividade ou do tamanho de uma empresa, sempre existem ocasiões especiais nas quais organizar uma festa ou reunião será necessário. As razões são as mais diversas: encontros de negócios, lançamentos de produtos, comemorações de metas ou até mesmo aniversário da companhia. E quando chega o momento do planejamento, muitas dúvidas surgem. Porém, com algumas dicas simples, dá para ter sucesso nessa empreitada. Quer descobrir como se organizar para a produção do seu evento corporativo? Confira o texto a seguir!

Defina seu orçamento

Esse é o ponto inicial de todo o projeto. Não dá para sequer começar a pensar em algum detalhe ou escolha sem saber quanto você poderá investir. É essa verba que vai definir o local, a decoração, o tipo de serviço e as comidas. Não tem jeito: é melhor se valer de uma planilha para não se perder. Existem algumas disponíveis na internet ou você pode fazer a sua própria. Converse com os responsáveis por cada área sobre a quantia de capital que está sendo disponibilizada e veja o que pode fazer. Se a empresa permitir, você pode buscar algum patrocínio, o que além de ajudar nos valores para o evento pode iniciar novas parcerias.

Escolha a data e o local

Agora que você já sabe qual é o orçamento, é hora de decidir qual a data e local para realizá-lo. Você deve levar em conta alguns pontos como, por exemplo, evitar épocas de muito estresse como final de mês (onde os funcionários têm que entregar resultados e estão cheios de contas pra pagar) ou vésperas de reuniões importantes. Se for realizar o evento em dia útil, lembre-se de não estender muito o horário para não prejudicar a jornada do dia seguinte. Em termos de local, é essencial buscar um que comporte confortavelmente a todos. O ideal é que seja próximo à empresa ou melhor ainda: dentro dela. Analise a possibilidade, pois assim os funcionários terão sua vida facilitada por já conhecerem a região e aproveitarão melhor o momento.

Ache um buffett de qualidade

Agora é hora de achar um bom serviço de buffett. Busque referências na internet e com amigos, não se esquecendo também de conversar com o responsável para saber se ele pode atender o seu evento com precisão. Informe o número de convidados e estipule pratos e bebidas de acordo com o valor disponível.

Comunique os convidados

Com tudo planejado, é hora de avisar os convidados. Como se trata de uma empresa, enviar um e-mail pode ser uma ótima maneira de fazer com que todos saibam. Use o mailing da empresa: é bem provável que todos a chequem diariamente e você não vai gerar nenhum custo adicional com isso. Coloque em anexo a página do evento, onde cada um poderá confirmar ou não sua presença e assim você terá um controle maior.

Com essas dicas simples você consegue realizar um evento empresarial que terá tudo para ser um sucesso. Planeje com cuidado e execute com perfeição: depois é só esperar os elogios!